Telefonnotizen. Digital. Automatisiert.
walter.NOTE!
Telefonnotizen standardisiert erfassen und automatisiert per Mail an Sachbearbeiter und Kunde versenden.
Kennen Sie das?
Sicher haben auch Sie bereits Telefonnotizen auf Papier oder per Mail zu einem Anruf, den Sie verpasst haben, vorgelegt bekommen. Häufig sind diese Notizen unvollständig oder die wesentlichen Informationen sind überhaupt nicht enthalten. Es bleibt unklar, was Ihr Kunde will: Wünscht er einen Rückruf? Möchte er einen neuen Auftrag erteilen? Hat er ein Problem, das einer schnellen Lösung bedarf?
Auf das Telefonat zugeschnitten
Sobald das Telefonat angenommen wurde, öffnet sich walter.NOTE! und je nach Grund des Anrufes kann ein individuell vorgefertigtes Formular ausgewählt werden.
Die Formulare können Sie auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zuschneiden. Fragen Sie nicht irgendeinen Standard ab, sondern definieren Sie mit walter.NOTE!, was Sie von Ihrem Kunden wissen wollen.
Formularauswahl am Beispiel einer Anwaltskanzlei.
Entweder …
Neuer Auftrag
… Oder
Laufender Geschäftsvorgang
Unabhängig von der getroffenen Auswahl ermöglicht walter.NOTE! die strukturierte Erfassung der erforderlichen Informationen und hilft damit bereits bei der Gesprächsführung, Fehler zu vermeiden und wichtige Fragen nicht zu vergessen.
Und das Beste: Das Formular kann individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden!
Und Absenden!
Hier beginnt die Automation und ein weiterer wesentlicher Vorteil von walter.NOTE!: es erfolgt unmittelbar ein E-Mail-Versand nach einem voreingestellten, Ihren individuellen wünschen angepassten, Workflow.
So könnte Ihr Workflow aussehen:
Mail an Sachbearbeiter
Der Sachbearbeiter erhält eine Mail mit allen Informationen aus dem Telefonat übersichtlich aufbereitet und mit der Möglichkeit der direkten Kontaktaufnahme mit dem Kunden.
Um einen Rückruf selbst einplanen zu können, kann der Sachbearbeiter mit wenigen Klicks einen Termin mit den wesentlichen Infos im Kalender anlegen.
Mail an Sekretariat
Für den Fall, dass der Sachbearbeiter abwesend ist erhält das Sekretariat eine Kopie der Mail an den Sachbearbeiter.
Bei einer neuen Sache können dem Sekretariat zudem Hinweise zur Aktenanlage zugesendet werden.
Mail an Kunde
Der Kunde erhält eine Bestätigungsmail über einen telefonisch vereinbarten Beratungstermin mit der Möglichkeit diesen direkt in seinen Kalender abzuspeichern, sowie Dateianhänge wie Datenschutzerklärung und Widerrufsbelehrung.
Weitere Features
Sofort startklar.
Bei walter.NOTE! handelt es sich um eine SaaS-Lösung. Die Software muss nicht auf Ihrem System installiert werden. Das Einzige was Sie brauchen ist eine Internetverbindung. Den Rest übernehmen wir!
iCalender-Dateien
Versenden Sie iCalender-Datei als Mailanhang zu vereinbarten Besprechungsterminen, damit der Kunde diese direkt in seinem Kalender wie z.B. Outlook abspeichern kann.
PDF Anhänge
Fügen Sie der Kundenmail PDF-Anhänge wie zum Beispiel eine Datenschutzerklärung hinzu. Automatisiert oder nach entsprechender Auswahl im Formular.
Analyse
Nutzen Sie eine Schnittstelle zu gängigen Analysetools wie Google Analytics oder Matomo zur Analyse Ihrer Kundenanrufe.
Individualsierbar
Passen Sie walter.NOTE! Ihrem unternehmensinternen Workflow an. Erstellen Sie bis zu drei individuell angepasste Formulare passend zu verschiedenen Anwendungsszenarien. Hinterlegen Sie Dateianhänge und definieren automatisierte Abläufe abhängig vom Formularinhalt. Definieren Sie wer welche Mails erhalten soll.
Mailvorlagen
Gestalten Sie das Layout und den Inhalt der versendeten Mails je nach Anwendungsbereich.
HTML-Mails
Versenden Sie Ihre E-Mails als HTML-Mails für ein besseres Usererlebnis insbesondere auf Kundenseite.
Sie haben die Wahl
In der Basis-Variante erhalten Sie eine vollfunktionsfähige walter.NOTE! App zur Digitalisierung und Vereinfachung Ihrer Telefonnotizen.
Sie wollen mehr? Dann buchen Sie das Advanced-Paket und erhalten zusätzliche Features.
| Feature | Basis | Advanced |
|---|---|---|
| User | 5 | 10 |
| hinterlegbare Mailadressen | 10 | 20 |
| Quicknote | Ja | Ja |
| hinterlegbare Formulare | 2 | 3 |
| kostenfreie Premium Formulare | – | 2 |
| Termindetails per iCalender-Datei | – | Ja |
| HTML-Mails | – | Ja |
| Einbindung von Google Analytics o.ä. | – | Ja |
| Mail Backup | – | Ja |
| STMP-Mail | Ja | Ja |
| mtl. Preis (netto) | 14,99 EUR | 29,99 EUR |
| je zus. User mtl. | 0,99 EUR | 0,99 EUR |
| Einrichtungsgebühr (netto) | 49 EUR | 99 EUR |